توافق نامه عملکردی چیست؟
توافقنامه عملکرد به عنوان نخستین گام چرخه مدیریت عملکرد یکی از بهترین روش‌ها برای شفاف‌سازی انتظارات عملکردی است و به عنوان روشی برای افزایش پاسخگویی و مسئولیت پذیری مناسب‌تر کارکنان معرفی می‌شود.
در طی یک توافقنامه عملکردی دو طرف در مورد اقداماتی که اجرا کننده قرار است طی یک دوره ارزیابی انجام دهد و همچنین نتایج مورد انتظار از اجرای این اقدامات، به توافق می‌رسند.
این جلسه که به جلسه تعیین اهداف عملکردی یا جلسه توافق نامه عملکردی موسوم است، می بایست در ابتدای هر دوره ارزیابی بین مدیر و تک تک کارکنان زیر مجموعه برگزار گردد در این جلسه، اهداف و انتظارات، استانداردها و هر چه باید توسط کارمند انجام یا رعایت شود، مورد گفتگوی اقناعی قرار می گیرد. بدیهی است که شاید نتوان همه کارکنان را در همه موارد کاملاً متقاعد کرد، اما فرض و اصل در این مرحله تلاش برای قانع کردن (شدن) است. توصیه شده است که این مرحله نه به صورت مکتوب بلکه در گفتگویی چهره به چهره انجام می‌شود.
مهمترین اصل این است که تعیین اهداف برای کارکنان باید در یک گفتگو شکل بگیرد نه با یک دستور، برای مثال، به جای گفتن اینکه “در این ماه باید 5 قرارداد امضا کنی” بگوییم “می خواهم با هم در مورد هدف گذاری برای فروش صحبت کنیم.”
در چنین جلساتی است که مدیر می تواند اطمینان پیدا کند که آنچه می گوید توسط کارمند شنیده، فهمیده و پذیرفته شده است. این جلسه را باید به نحوی مدیریت کرد که کارکنان نیز این فرصت و رغبت را پیدا کنند که انتظاراتی که از سازمان و به ویژه از مدیرشان دارند را طرح کنند و در تعیین اهداف نهایی مشارکت جدی داشته باشند در انتهای جلسه نیز دو طرف توافقنامه نوشته شده را با درج تاریخ توافق، امضا می کنند.
نتیجه این توافق در فرم‌هایی موسوم به فرم توافقنامه عملکردی ثبت می‌شود که شما می‌توانید جهت آشنایی با آن، یک نمونه از آن را از این لینک دانلود نمایید.
بازنگری دستورالعمل و فرم‌های شرح شغل کارکنان برای 50 عنوان شغلی
برگزاری 30 نفر ساعت آموزش توسعه رهبری برای مدیران
برگزاری رضایت سنجی کارکنان و تحلیل و ارائه نتایج
کارمندیابی و جذب 15 اپراتور فنی برای خط تولید
هدفگذاری و برنامه ریزی اول دوره این امکان را فراهم می کند که بتوانیم برای کارکنانی که عنوان شغلی مشابه( و به تبع آن شرح شغل رسمی و مکتوب مشابه ای هم دارند) اهداف و برنامه های متفاوت داشته باشیم و وظایف و ماموریت های متفاوتی را به آنان واگذار کنیم. علاوه بر اهداف شفاف تعریف شده، شما باید اطمینان پیدا کنید که کارکنان ابزار، آموزش و منابع کافی مثل اطلاعات و زمان لازم برای رسیدن به انتظارات را در اختیار دارند.
اهداف تعریف شده در توافقنامه عملکردی می بایست ویژگی های زیر را داشته باشند.
1- دقیق و مشخص و واقع بینانه باشد.
2- چالشی، تلاش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی باشد.
3- برانگیزاننده، معنی دار و ارزشمند باشد.
4- قابل اندازه گیری باشد.
5- با اهداف کلان سازمان مرتبط و در راستای آن ها باشد.
6- مورد توافق طرفین باشد.
7- دارای ضرب العجل(سررسید) زمانی باشد.
هر چه هدف و انتظار مشخص تر باشد انتظار دستیابی به نتیجه بیشتر است، اگر ممکن است برای کارکنانتان مثال های ملموسی از حروجی های مطلوب تهیه کنید، برای مثال اگر انتظار دارید یک گزارش به یک روش مشخص تدوین شود یک گزارش نمونه به کارکنان نشان دهید یا دقیقا چهارچوب آن را شفاف کنید، اگر متوجه شدید بازهم افراد انتظارات شما را برآورده نمی کنند، تلاش کنید ارتباطات خود را شفاف تر کنید. حقیقت دردآور این است که اگر کارکنان شما در رسیدن یه اهداف و انتظارات شکست می خورند، شما باعث شکست آن ها شده اید. وظیفه شما به عنوان مدیر این است که افراد خود را موفق کنید.
توافقنامه عملکردی روشی منصفانه برای ارزیابی عملکرد است که سطح اعتماد را بین مدیر و کارکنان تقویت کرده و رسیدن به اهداف عملکردی را تسهیل می‌نماید، ضمن این که کارکنان در قبال آن چه امضا کرده‌اند، مسئولیت بیشتری خواهند داشت و امکان توسعه فردی نیز برای آنها فراهم می‌شود. همچنین وقتی انتظارات شفاف است و دلایل پشت آن مشخص شده است، کارکنان دلبستگی بیشتری به کار خواهند داشت، چرا که متوجه نقش خود در تحقق چشم انداز و ماموریت سازمان می شوند، و نکته آخر این که از کارکنان انتظارات بزرگ داشته باشید و به یاد داشته باشید هر چقدر افراد را بزرگتر ببینید، آن ها کارهای بزرگتری انجام خواهند داد.
منابع:
کتاب مدیریت عملکرد کارکنان/ دکتر بهزاد ابوالعلایی
کتاب چماق و هویج دیگر کارایی ندارد/ دکتر پاول مارسیانو
مقاله مدیریت عملکرد کارکنان(مبتنی بر نقاط تماس)/ سونیا جلالی،زهرا لبیبی
تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی
بسیار مفید و خوب بود.
اخیرا تعدادی از فیلم های آموزشی مدیریت را از سازمان مدیریت صنعتی جهت ارائه در جلسات مدیران شرکت تهیه کرده ام که مطالب نگارش شده فوق، بسیار شبیه به مطالبی بود که در یکی از این فیلم های آموزشی دیدم.
به نظر اینجانب یکی از بزرگترین مشکلات در سازمان های داخل کشور، فقر ارتباط موثر بین مدیر و کارمند است. که جای کار بسیار زیادی دارد و متاسفانه شانس موفقیت پایین !!!